对政府公务接待人员来说，一般有人来调研，事先都要通过函件往来联系。如果是上级领导来考察，被考察单位就不存在是否同意的问题，直接就可以准备接待了；如果是其他单位来学习考察，那么需要向上级领导汇报，请示能不能让对方来，还是需要推迟几天来。得到确切答复后，需要给对方回函，或者电话联系对方告知，然后就可以开始着手考虑接待方案了。接待方案确定之后，需要制作成接待手册。
传统接待中，工作人员一般会提前给嘉宾发放纸质接待手册，以便嘉宾快速了解接待的日程和信息。 但纸质接待手册存在诸多不便：印制或发放完毕后，若天气、人员、行程等任何一个环节临时有变，就需要重新印刷和发放；接待时需要嘉宾随身携带，容易丢失，造成信息泄露；嘉宾在需要时不能快速查阅到自己想要的信息。 而在微媒的数字接待系统中，配置了接待手册模板。包含首页、日程安排、温馨提示、座谈会议程、城市概况、考察点简介，工作人员还可以根据实际情况自由新建页面，满足公务接待的各种需求
 
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