新冠肺炎疫情持续蔓延，许多会议可能必须因此取消，或是改为召开线上会议，或称虚拟会议。可惜的是，线上会议的成效通常不好。 成效不彰的原因有很多，最常见的是，因为没有直接面对面，因此出席人员通常「不专心」，在召开线上会议时一心多用；会议主办人对于谈话的目的和流程设计，也往往比较不在意。更常见的是，开会时，只有一、两名与会人员积极主导，其他人则袖手旁观、注意力涣散。  想改善这种情况，提升线上会议的成效，可以从以下这8个步骤着手： 第一、运用视讯 为了让参与者觉得大家都身在「同一场」会议里，请舍弃传统的电话会议，改用视讯会议，像是Skype和GoToMeeting等软体，都有许多提升效率的新功能，让与会者更有参与感。 第二、预先做技术测试 最令人泄气的情况就是，会议一开始就出现数分钟的延迟，因为大家都还没下载软体，或出现视讯故障、听不到声音等技术问题。 在线上会议开始之前，所有与会人员都应该测试技术设备，确保自己能顺利使用主要功能，以及不同的套装软体。 第三、务必看得到大家的脸 如果与会人员可以看到彼此的表情和肢体语言，视讯会议会更有效率。要求每个人坐在靠近网路摄影机的位置，有助于建立亲自出席会议的临场感。 第四、坚守开会的基本原则 会议开始之前，先设定清楚的目标。如果可以的话，预先发送会议议程与相关资料，让与会者了解会议的重点和目的。设定会议基本规则、安排休息时间，并在会议的每个阶段和全程结束后，清楚说明后续步骤。 第五、尽量缩短报告的时间 线上会议里，时间应该用于讨论，尽量避免冗长的报告。如果有人必须做报告，可用萤幕分享报告的资料，以引导对话，这样能让与会者「看着你正在说明的背景资料」，确保他们有相同的理解。 但还是要优先采用多方对话，而非单方报告，尽量提高大家的参与度。 第六、进行破冰活动 无法面对面、亲自参与，可能让人产生疏离感。在大家感到孤立的时候，可以适时强化人际关系，例如，和对方「谈谈近况」之类的做法，就会有帮助。 第七、指派会议主持人 线上会议或虚拟讨论，通常比现场面对面讨论更难掌控进度。一个有效的做法是，指派某个人引导对话，这么做，可以让其他与会者专注在正在讨论内容上。 主持人也可以运用意见调查系统，了解与会者在某些问题上的态度，并确保所有意见都能被听到。 第八、逐一点名发言 进行线上会议时，最有挑战性的，是如何让与会者从头到尾参与其中。为了鼓励大家积极参与，建议定时点名每个人发言，甚至在决策拍板定案之前，让大家轮流发表自己的看法。 公务接待的数字化 不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势 也要提升工作人员的工作效率 如果你也想让接待活动更加方便高效 欢迎咨询我们，为你提供专业的数字接待方案  长按识别二维码添加专属服务人员 备注“接待” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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