疫情迫使许多企业远距办公，让大家开始意识到远端开会跟实体会议的不同，也感到不便。这是因为把线下会议的模式完全复制到线上，没有认知到线上会议的特性及注意事项。不但让会议时间拖更长，开完会甚至觉得有听没有懂，反而花更多时间做后续沟通。今天就来检视自己或团队是否踩了这8个注意事项，重整线上会议步调，让工作更有效率。  线上会议注意事项1：不是自己发言却忘了静音 这会导致整个会议杂音很多，听不清楚彼此说话，还得花费时间管秩序。例如时常听到主持人或与会人说：「请问谁的麦克风没有静音？」，大家便开始检查自己的麦克风，最后发现还得说声抱歉，来来回回都是时间的耗损。 线上会议注意事项2：家中凌乱灯光昏暗 这会让同事或老板有不好的观感，觉得在家工作变怠慢了。有时甚至选了一个采光不好灯光不佳的地方开会，让自己显得没精神，没有对工作上心的样子。建议可套用线上会议软体「背景」，来美化环境，也记得把桌灯的角度稍微的调向自己，让脸容光焕发。但切记别让光太直射自己，过曝也会显得不专业，大家看不到你的表情甚至太死白。 线上会议注意事项3：抢发言 这是大忌！开会有时会激烈的讨论方案，难免彼此抢话，比大声。但这种行为在线上会议会让与会者的耳朵非常不适，也会使会议秩序大乱，进而影像大家心情，导致事情谈不拢。 你会发现，线上会议中就算是两个人同时心平气和的发言，都会听不清楚彼此说话内容，更何况热烈讨论时的音量失控及语速失控。 线上会议注意事项4：没有发言顺序控制人 这通常是主持人的责任，透过点人、排序来让大家一个接着一个发言，当有重要讯息插播时，也应该有人出面调配发言顺序。不然就会产生注意事项3所述的悲剧，大家各说各话，却没人听清楚任何话。也会发现平时爱发言的人，说得更多了，少了实体感，也少了被大家监督发言的约束，讲得天花乱坠占掉大半时间。同理平时少发言的人，会更倾向安静，好的想法可能被埋没，非常可惜。下个注意事项将谈到解决方案。 线上会议注意事项5：没有会议大纲 比起实体会议这在线上会议显得更重要，因为线上会议会让人失去时间感。人一旦没有在一个「会议空间」，就会松懈一些，更何况是在自己的家中甚至房间，一切都很放松，会觉得发言时间久一点没关系、谈些与会议无关的话题没关系，自己可以去装个水或是泡杯茶。但一点一滴都是时间的耗损，多花半小时一小时都是常见的。建议主持人挑选平时在办公室较有主见或是较谨慎的同事，当会议脱离主轴时，主持人应适时拉回大家，以节省时间维持开会效率。 线上会议注意事项6：音量失控 太大声、太小声都会影响会议进程。太大声可能会爆音、产生杂音回荡；太小声导致麦克风无法完全收音，与会者得不断提醒：「麻烦大声一些」而拖到会议时间。 线上会议注意事项7：技术出问题 这是最基本要检查好的，但有时还是会遇到插曲，所以在最后提醒大家。不论麦克风或是镜头，都会遇到电脑请求开启隐私权设定，这大多发生在第一次下载软体。但可能会因为太久没有登入而再次被要求开启权限，请务必在会议开始前先测试。网路稳定度也是最基本不过，才不会会议进行到一半，没了画面或声音，又得再次跟同事询问而耗费时间。 远端开会注意事项8：萤幕分享功能使用不当 可能会让同事看到与会议无关的内容，有些甚至是私人内容。 萤幕分享通常会分为三种： 单一视窗分享：可以选择想要分享哪个视窗，但不能选择两个以上。 单一分页分享：可以选择一个视窗里的某一个分页，但跳到另一个分页就不会被分享到。 整个桌面分享：分享所有自己萤幕上所出现的东西，跳回桌面没有任何试穿也会被分享到。 许多人会选错，例如选了单一分页，但有其他分页的demo需操作，却换来换去。而最尴尬的情况则是，选到整个桌面分享，被同事们看到与会议无关的画面无法立即关闭而慌乱不已。请务必在开会前演练过自己需要报告的东西，最好的做法是先关闭所有与会议无关的视窗及分页，以免发生意外。 以上8大注意事项只要多注意，多几次远端会议的练习，便能完全避免，若真的不小心而踩雷，也请不要在萤幕前慌张，跟与会人说你需要一点时间处理状况，或是调整自己的状态，便能从容地继续会议。不必出门不必完备整装也能轻松的讨论工作，让远距办公进行得很顺利。 公务接待的数字化 不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势 也要提升工作人员的工作效率 如果你也想让接待活动更加方便高效 欢迎咨询我们，为你提供专业的数字接待方案  长按识别二维码添加专属服务人员 备注“接待” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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