这个消息也不让人意外，毕竟光是要让会议准时开始，对许多公司而言根本比登天还难。（更别提要让会议准时结束！） 除了不准时，有人霸占话语权、不时离题、或边开会边做其他工作，也时常发生。更惨的是，或许其实一封email就能解决问题，根本不需要开会。 特别是在进行而少了面对面的监督，在远端会议中，分心的情况也更加的严重！ 然而，即便有这么多的负面评价，会议还是有其重要性。在需要集思广益时，他可以让大家快速的说出想法、进行脑力激荡；在布达时，他可以透过彼此的神情，来确保成员确实理解事项的安排；在进行教学时，他可以节省以文字表达时，耗费的大量时间成本。 既然无可避免，那就让我们一起来看看，有哪7个技巧可以协助你建立一个更有效率的会议！特别是近期因为疫情而产生的远距工作模式，如何能掌握好线上会议的品质，达成开会的目的？  一、 确认目的：你真的需要一个会议吗？ 当我们在进行远距协作时，会因为少了办公室的直接对话，而下意识地认为「或许我们该开个会」。但你真的需要一个「会议」来讨论吗？ 是不是有其他选择，比直接会议更有效率呢？开会的目的是什么？是哪一类型的会议？平时的开会状况，是不是常常篇题，这样是否以文字方式取代会更好？都可以列入考量。 二、确认心态：准时开始、准时结束 在办公室开会时，你可以走过去拍拍对方的肩膀说，开会搂！但当场景换为远距工作时，对方可能会因为过于专注工作，而遗忘时间。同样的，更不会有下一位的使用者，走入会议室提醒会议时间已经结束。 这便是造成会议冗长的主要原因： 因此，在远距会议开始前，应先达成以下共识： 1.身为参与者 特别是当你晚进入线上会议时，会在视讯软体中发出一些不小的杂音，而影响会议品质（实在非常尴尬）。 晚到，你应该这么说 请给出明确晚到的原因、以及具体的时间，方便对方做进一步的会议安排。 2.身为主办者 3.身为超级专注者（工作起来就忘了时间的人） 三、会议前准备：确认沟通管道及工具 如果你同时在使用团队协作软体，像是Slack、Teams、JANDI，可能会在线上会议遇到沟通管道分散的问题。有些人的询问是打在协作软体的群组中，有些人则打在视讯会议的沟通栏中，这样会导致参与者需要不断进行工具的跳转，来掌握会议内容。 为了避免发生这样的状况，建议大家在 而在会议中，主持人也可以在每个小节停下来，检视这些问题。 四、会议前准备：指定会议纪录负责人 会议记录，除了让无法参与会议的成员，可以重新回溯重点；同时是后续工作执行、考核等重要参考资料。 所有的会议，都应安排会议纪录的负责人。不一定需要逐字记录，而是依照会议的特性进行纪录，将讨论后需要改善的地方、或是后续的执行步骤列出，让参与成员未来有迹可循。 例如，一般例行性的会议，可能需要记录各部门报告的重点、以及后续的待办事项； 脑力激荡会议( brain-storming )，注重的是彼此的启发、激荡，需要记录激荡后认为可行的想法。 五、会议中：善用静音的功能 因为每个人进行远距工作的地点不同，我们很难避免外在的杂音，像是家中小孩的打闹声、咖啡厅的英文家教对话。这时，看似不起眼的静音功能，就能在视讯会议中发挥很大的作用。 六、开会技巧：主持会议的沟通技巧 在实体会议中，我们更容易去掌握会议的节奏、以及适时停下离题或是话太多的成员。然而，在线上会议中，会因远距、软体的限制，而难以控制场面。作为线上会议的主持人，你可以透过下列4 个技巧，来提高会议的沟通品质： 1.留白 每个问题，都应该多停1至2 分钟的时间，除了让大家可以有时间思考，也降低线上会议软体延迟传递的状况。 2.开启视讯的画面 因此，在会议时，不要害羞露出你最真实的样子，让会议可以更有效的进行！ 3.进一步的询问 只是透过表情，很难了解他人真实的想法。这时就cue 吧！让对方表达内心真实的想法、反馈。 4.准备好离场词 不要让大家就这样看着彼此干瞪眼，善用一些离场词：「这部分留到下次讨论，请大家会后找资料、思考，我们再定时间进行决议」，让会议可以进到下个段落、或是结束。 七、会议后：搜集意见回馈 刚开始进行远端视讯会议，一定会有不适应，也会有不如意的结果。没有人会希望在主持完一场会议后，被参与者视为浪费时间。因此，进行事后的调查、以及优化，可以协助你提升会议参与的满意度。 这边提供给你4 个问题，理清成员对于线上会议的想法： 1.线上会议工具效能 还是有遇到什么问题？你认为需要更换其他线上会议软体吗？ 2.线上会议的必要性 3.线上会议的规则 开启视讯（能看到彼此的表情），对你来说是有帮助的、还是会感到困扰呢？ 4.线上会议的主持表现 会议主持人的在时间的掌握度、统整度，表现如何？ 公务接待的数字化 不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势 也要提升工作人员的工作效率 如果你也想让接待活动更加方便高效 欢迎咨询我们，为你提供专业的数字接待方案  长按识别二维码添加专属服务人员 备注“接待” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  |
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