因肺炎疫情，全球已有超过百万例确诊。不少公司、学校纷纷改成在家上班上课的方式来防疫，这也大大增加了线上会议的需求。但远端开会时，常会遇到沟通困难、团队工作倦怠等问题，如何改善这些增加工作效率呢？这6大必备的技巧你一定要知道。  技巧一：改善硬体设备稳定会议品质 现代人之所以能够远端开会，有赖于科技的迅速发展，因此，开会前一定要确认硬体设备的品质，包含稳定的网路、充足的电量、合适的软件等等，如果需要录影存档，也要检查电脑容量是否足够。这些基本的硬体设备，是能开好线上会议的最大前提。 技巧二：提醒开会时间避免长时间等待 与实体会议相比，线上会议的准时就更重要了。企业形象顾问陈丽卿就提到，人们的心理上会觉得「会议室等三分钟」勉强可以，但「电话中等三分钟」却难以忍受。所以，会议主持人最好能事先预约开会时间，并提前2小时提醒大家。而与会者最好也能提早10分钟上线熟悉软体使用，避免让大家长时间等待。 技巧三：订好发言规则增进团队沟通效率 由于线上会议中有无法见面的情形，容易有同时多人说话、偏离主题的状况发生，降低团队的沟通效率。所以，会议主持人应该在一开始就先说明会议流程，并且订好发言规则，例如发言的时长、讨论议题的分配等，保证大家都有说话的权利，提到团队的工作效率。 技巧四：注意自身仪态在家也不能放松警惕 虽然家中是舒服的场地，但线上开会时也不应该穿着睡衣等便服，而是要事先检查仪态，营造出专业的形象。此外，就算是线上会议，也要让自己处于比较安静，而且也不要躺在床上，或在有其他人的客厅等，这样除了减少分心的因素，还可以避免打扰到会议中的其他人。 技巧五：提供视觉画面增加与会人的专注度 开会的时候，最好能够提供大家可以看到的PPT或文字档案，以视觉画面辅助大家了解目前的会议进程。因为线上会议大大减少了彼此之间的互动，所以如果能够透过分享画面，将大家提到的想法记录下来，就能够很好地聚焦在目前的议题上，提高与会者的专注度。 技巧六：设计规划管理表追踪会后工作进度 在会议将近尾声的时候，主持人应该要主动总结这次的会议内容，并且设计好团队共同使用的进度管理表，最少要包含工作内容、负责人等，方便大家能够自我检视工作进程，也帮助管理阶层进行会后追踪，让大家在家工作的时候提高工作效率。 公务接待的数字化 不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势 也要提升工作人员的工作效率 如果你也想让接待活动更加方便高效 欢迎咨询我们，为你提供专业的数字接待方案  长按识别二维码添加专属服务人员 备注“接待” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  |
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