受到新冠肺炎影响，许多公司都开始实施在家工作来防疫，远距的线上会议的需求大量增加。该怎么让远端的线上会议开得顺利、有效？小编整理出7大要点： 1.开会提早10分钟，先搞定软硬体 大家一定都遇过开会时设备故障而导致耽误时间的窘境，远距会议比实体更仰赖科技，因此事先准备相当重要。建议与会者在会议开始前，先测试你的设备、熟悉操作方式，同时检查保网路连线是否稳定、电脑电量是否充足，需要录影的话，记得检查硬碟容量够不够，也可以在会议开始前5-10分钟就与成员们连上线，提前排除技术问题。 此外，由于机器有时难以捉摸，最好再额外准备一个备案，像是备用的软体或网站。 至于要用什么工具来开会，没有一定的标准答案，只要与会的成员们达成共识就好，并且知道怎么使用就好。  2.慎选会议参与者，不要太多人 线上会议并不适合太多人参与，因此挑选与会的成员很重要，最好是与会议主题有直接相关的人，以2-10人开会最佳，才不会出现「冗员」。 开会的目的有很多，可能是集思广益、专案更新或是向上司汇报进度等等。不管是哪一种，在远距会议前都应该要事先好安排议程、时间以及目的，例如必须讨论的主题、必须完成的结果等等，并通知每一位与会者，让大家都可以先准备，不用浪费时间在会议中思考。 另外，许多公司可能会有例行性的周会或月会，在抗疫的非常时期，应该评估会议的必要性以及成果，并考虑减少次数、减少人数甚至取消。 3.共享萤幕和简报，视觉化复杂数据 线上会议最大的困难就是无法面对面，没办法看到实体资料或简报，准备一个可以共享的视窗就很重要，可以使用共享萤幕功能，展示你想讲的图表、数据或是内容，才不会让成员们摸不着头绪，进而影响专注程度。 4.打理好外表和环境，太邋遢很扣分 若是跟重要的上司开会，千万别因为在家就穿着睡衣上场，简单干净的衣着最为恰当，也要稍微整理一下自己开会的空间，房间太乱或是周遭物品太多，容易让其他成员分心，也可能默默留下不好的印象。 尽量选在不会有噪音干扰的地方，如果周遭真的太吵（例如家中有幼儿），可以在自己不发言的时候先关掉麦克风，以免扰乱会议进行。 5.事先订好发言规则，确保所有人都能参与 线上会议无法实际看到对方，可能更容易会发生多人同时说话、某人偏题主题、会议时间超时等问题，可以制定一些规则并告知大家，例如发言前必须做出手势、规定每个人的发言长度或是时时提醒时间，这样可以避免混乱或是没效率的会议。 面对着电脑说话也很容易让人没有参与感，主持者在开始前可以先闲聊几句，并介绍每个人的职位及负责的部分，接下来说明流程，分配好纪录、提醒时间或决策等工作，可以的话，分配每个人必须要发言的主题或项目，至少一项为佳（可于会议前就先通知），让大家都有参与感，也可以事先准备更能够专心。 6.一心多用超明显，最好保持专注 由于线上会议跟在公司会议室的环境很不同，多了许多外界的干扰，让自己保持专注相当重要，千万不要在开会的同时偷偷看影片、聊天、读文章或是收email，甚至也不应该边开会边吃饭或滑手机，若是会议的时间比较长，可以适时休息个5-10分钟。 当轮到你发言时，应该看着镜头说话，不要看着萤幕上的其他人，这样会看起来很奇怪，而别人发言时，也应该尽量专注，事实上，当所有人的脸都挤在同一个萤幕时，你若是看向别的地方或做其他事，大家都是看得到的。 7.确保有结论与成果，会后持续盯进度 真正有效的会议应该要有明确的结果或是进展，因此在开会时，大家偏题或没有讨论真正重要的事时，主持者可以适时提醒，让会议保持适当的效率，并领导大家在正确的轨道上，完成本次会议的目的。若是团队的成员们并不习惯开线上会议，可以在结束后询问大家的意见，并讨论是否有可以改善的地方，让之后的会议可以进行得更顺利。 别忘了在会后将纪录寄给大家，让团队成员都知道会议的结论、目标和期望，主持者或是主管也要记得在会后持续检查大家的进度，才能让远距职场继续保持运作。 远距会议最大的挑战就是让每个人都保持参与和专注，但只要掌握以上几个要点，就能让会议更简单、更有效率，也能一起度过这个艰难的非常时期。 公务接待的数字化 不仅要给嘉宾充分展示考察地的优势 也要提升工作人员的工作效率 如果你也想让接待活动更加方便高效 欢迎咨询我们，为你提供专业的数字接待方案  长按识别二维码添加专属服务人员 备注“接待” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
