你知道怎么导引一场有效率、沟通顺畅的线上会议吗？

    你常开线上会议吗？

    你知道怎么导引一场有效率、沟通顺畅的线上会议吗？

    不论平时是否常开线上会议，在最近的疫情高峰期，我想很多朋友都对「线上会议」愈来愈熟悉。事实上随着时代的演进，未来线上会议会是商务沟通的主流媒介之一，因此如果你最近刚好有线上会议机会，不妨借此演练线上开会技巧，让你在会议上顺畅领导讨论，而这也是展现领导力很重要的环节。

    然而，很多人会认为线上会议中，彼此没有见到面，所以就可以用比较轻松的心态看待，其实这是一个错误的观念！

    事实上，一场线上会议的正式程度，并不亚于传统的面对面会议；其所需要的谨慎程度，甚至可能比面对面会议更高。毕竟面对面的会议「见面三分情」，但线上会议却少了「三分情」的润滑，所以沟通上更需要专注、精准与相互尊重，也更需要良好的线上会议礼仪。

    以下，就是我常在课程中与学员分享的几个线上会议技巧，好好运用，就能有效强化你在线上会议中的专业形象：

    一、提前预约且准时

    如同面对面会议，线上会议也需要提前预约，同时事先以文字清楚写明讨论重点、议程，且在会议前两个小时再度提醒，以确保大家准时上线。

    特别提醒：在线上会议迟到时，对对方造成的不适、不悦感，并不会比面对面会议来得少，甚至更多！毕竟在心里感受上，「在会议室等三分钟」还算勉强可以接受；但换作是「在电话中等三分钟」，人们却会觉得「等很久」！

    二、视讯会议：确认自己在镜头中的样子

    接着，在会议开始之前，请务必检视自己在镜头前呈现出的样子，并确定画面是你想要的。

    确认重点包括：

    1.形象：你希望呈现出什么样的形象？如果是专业会议，就以专业穿着来应对；千万不要穿着休闲服，甚至蓬头垢面地开专业会议。

    2.灯光：周遭的光源会不会太暗？如果在昏暗的房间，只以电脑/手机的光源照亮脸部，看起来会有一点「可怕」，这是你想要的吗？

    3.背景：周遭的环境会不会太乱？背景有没有你不想被看到的人/事/物？

    4.声音：周遭是否吵杂（如音乐、旁人交谈声），或容易有突发性的噪音（如垃圾车声）？空间是否有回音？麦克风收音效果好吗？

    三、电话会议：小心声音泄漏你的一举一动

    此外，在没有视讯、只有声音的电话会议中，也不要以为对方看不到画面，就不知道你在做什么。

    事实上，当对方在电话的那一头吃东西、喝饮料，都是听得出来的；有经验的耳朵甚至能辨别出对方谈话时身体的姿势。例如：坐着说话、躺着说话、一边走路一边说话、一边爬楼梯一边说话...等。

    此外，开会时也务必要专注，不要存侥幸之心，认为分神一边做其他事对方不会察觉！其实高品质沟通的关键在于「丢接球」的顺畅度，而唯有所有人皆专心对话，沟通才会顺畅对频。

    你会发现，当一个人心不在焉，别人球丢过来，却浑然未觉或恍神，即使仅仅只是迟疑了半秒，对方仍然感觉得出来。 「心不在焉」的迟疑，跟「听到了，但还在思考」的迟疑，对于认真开会的其他人来说是很明显的。

    四、上线后主动问候大家并居中介绍

    想像一下：电话会议进行到一半，双方正谈得热烈时，突然一个陌生的声音插进来发言---你原本预设电话另一头只有对方一个人，没想到平白多出其他的「不速之客」，会有什么感受？你心里大概会想：刚刚的内容，都被这个未知的对象听到了，天知道电话那一头还有多少人！

    别让无心的疏忽，让彼此之间的信任感瞬间烟消云散。开任何线上会议时，主持人（通常是会议的召集人）务必要在开头先介绍「每一位」参与人员，并请被介绍到的人出声打招呼，如：

    主持人：「今天参加会议的有五位，首先是A公司的经理XX。」

    XX：「大家好。」

    主持人：「接下来是A公司的资深设计OO。」

    OO：「大家好！」

    而如果会议进行中临时加入新的成员，也要特别说明，例如：

    副总：「这个部份我请我的秘书一起过来听，他现在人在旁边。」

    秘书：「您好，我是X副总的秘书。」

    总之，每一位在场的人都需要亲自出声打招呼，如此方有助于建立信任感，确保会议的顺畅进行。甚至当彼此之间不熟悉时，每次发言之前，建议都要先「自报名号」再进行发言，才不致混淆或误解。

    五、确认文件版本

    相信你一定遇过这样的情况：会议开始后十分钟，大家为了某个图表争论不休，最后才发现——彼此的文件版本根本就不一致。这件在面对面会议时能够轻易被解决的小事，到了线上会议时，却成了让沟通不断绕圈子的主因，造成时间与心力的耗损。

    因此，建议你在发送会议通知时，就提供必要文件；如果之后有更新的文件版本，则需要在会议一开始时，再度确认文件版本，例如：

    「我们先一起核对一下文件版本，每个人手上应该有三份档案，第一份是图档，档名是…，版本是第X版；第二份是…」

    简单的过程，就能大幅节省会议时间、强化沟通效率。

    六、提供视觉辅助

    在资讯汇整的偏好上，有些人是视觉型，有些人是听觉型；而线上会议的讨论，由于多靠话语，对偏视觉型的人来说，往往容易发散。

    因此，开会时我喜欢自己（或请同事协助）将大家提出的论点，用文字或图表快速记录下来，并透过镜头或线上白板的方式，与其他人共享，有效地让讨论更聚焦。

    七、做重点总结

    最后，就是做总结。毕竟会议少了总结，日后就无法追踪成效，开了也等于白开，线上会议也是一样的。一般而言，在会议结束时做重点总结是主持人的权利与义务，但是若主持人未做总结，你也可以主动做总结确认。

    总结主要包含：

    1. 会议结论

    2. 行动清单（接下来要做什么事？谁负责？如何检验完成？）

    3. 敲定下次会议时间

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