疫情在家上班，该如何掌握会议内容，让线上会议更精准、更有效率？善用形象策略，用视觉与听觉发挥影响力，为自己也为公司形象加分。一场线上会议的正式程度并不亚于传统的实体会议，且需要的谨慎程度甚至比实体会议更高。
原因有二： 第一，当用到的感官种类愈少时，该感官就会愈敏锐。在线上沟通的情境中，五感只剩下「视觉」与「听觉」两种感官，这两种感官所感受到的讯息强度会被放大，所以你更需要格外留意自己所传递出的视觉讯息与听觉讯息。 第二，人与人实际碰面就会自然建立连结，而线上会议少了「见面三分情」的润滑，所以沟通上需要更专注、更精准，更需要有意识地注意良好且专业的线上会议礼仪。 以下，就让我们分别从「视觉讯息」与「听觉讯息」两个面向，来探讨如何善用形象技巧，让线上会议更顺畅有效率： 视觉讯息：好画面，让沟通事半功倍 在会议开始之前，请先检视自己在镜头前的样子，确定画面是你想要的。并进行以下重点确认： 形象 : 建议你将线上会议视为实体会议，比照平日在办公室的穿着。如果是公司团队一起参与外部线上会议，不妨可事先约定Dress Code，这会让你们同框时看起来就像是一个团队，达到「1＋1＞2」的效果。 背景 : 在家中或办公室找到最适合作为背景的角落。并且确定所有会入镜的人/事/物。 镜头角度 : 可采取最中庸安全的角度：「平视」。相较之下，以俯角拍摄容易营造出卑微的感受；而用仰角拍摄，则容易让人显得骄傲自大。 眼神 : 将对方的画面视窗拖曳到接近镜头的位置，当你看着萤幕中的对方说话时，眼睛对焦的位置与镜头不远，在对方看起来，就像是你直接透过镜头对他说话一样。 灯光 : 检视周遭光源是否太暗，也需要、注意光源的方向。光源最好自然、柔和、均匀，并特别注意避免「顶光」或「底光」。如果要使用环形灯（俗称「甜甜圈灯」或「网美灯」），建议不要配戴眼镜，因为眼镜镜片容易反射光源。 听觉讯息：善用沟通让讨论更聚焦 听觉，是一种「被动」的感官感受。当我们面对不悦耳的声音时，耳朵是连关都关不起来的！此外，光是「听」了，也不等于「听到」了，更不等于「听懂」了。因此，在线上会议的情境中，为了加快大家「听→听到→听懂」的处理路径，你需要透过以下方法，让自己的听觉讯息尽可能地清晰而容易理解： 确保收音品质 : 如果收音的品质不好，无论你的内容再怎么精彩，对方也无法听下去。而影响收音品质的因素：收音环境、麦克风品质、音源与麦克风之间的距离。若有上述问题，一定要设法排除。 发言错开，避免干扰 : 我常到各家广播电台上节目，也观察到一些录音的潜规则，其中之一就是主持人与来宾不能同时安静，也要避免同时讲话，以免互相干扰。在线上会议中，我们也可以比照办理。此外，为了让大家都能听清楚，你的语速需要比平时慢一点、发音咬字需要比平时更清晰。 善用破冰创造连结 : 线上会议少了实际接触的机会，所以需要「破冰」，以创造出更融洽的会议气氛。最基础的方法是介绍「每一位」参与人员，并请被介绍到的人出声打招呼。如果会议进行中临时加入新的成员，也要特别说明。总之，每一位在场的人都需要亲自出声打招呼，如此会有助于建立信任感，确保会议的顺畅进行，每次发言之前，都要先「自报名号」再进行发言，才不致混淆或误解。 会议内容：多做确认更对焦 线上会议和实体会议相同，在内容的准备上都有既定的严谨度，例如议题设定、资料呈现、报告方式、流程掌握等，然而在线上会议的情境中，我们还是需要特别留意： 提前预约且准时参与 :线上会议需要提前预约，同时事先以文字清楚写明讨论重点、议程，且需要有人在会议前再度提醒，确保大家准时上线。特别提醒：在线上会议迟到时，对对方造成的不悦感，会比面对面会议来得更多！ 确认文件版本 : 你可能也遇过这样的情况：会议开始后，大家为了某个图表争论不休，最后才发现彼此的文件版本根本就不一致。因此，一定要养成习惯，在发送会议通知时就提供必要文件；如果之后有更新的文件版本，则需要在会议一开始时再度确认文件版本，如此可大幅节省会议时间、强化沟通效率。 提供视觉辅助 : 在资讯汇整的偏好上，有些人偏视觉型，有些人偏听觉型；而线上会议的讨论多靠话语进行，对偏好视觉型的人来说不容易抓住重点、聚焦理解。因此，可将大家提出的论点用文字或图表快速记录下来，并透过镜头或线上白板的方式与其他人共享，有效地让讨论更聚焦。 做重点总结 : 最后，就是做总结。一般而言，在会议结束时做重点总结是主持人的权利与义务，但是若主持人未做总结，你也可以主动做总结确认。  如果您有此类需求 欢迎咨询我们～ 为你提供更多解决方案  长按识别二维码添加人工客服 备注“活动” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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