在家工作，你的工作效率提升还是下降呢？每天要开的线上会议似乎比在公司上班还多。如果这是一场「纯粹听人报告」和「大多人都不发言」的远端会议，基本上你是在浪费时间。
「TO DO LIST」是万恶的根源！ ？ 某调查显示，日本的工作生产力比义大利还低。义大利人重视私人时间，夏天还有一整个月假期，但工作生产力还是比日本人来得高。这个事实令许多人震惊不已。 为什么日本人的工作效率会这么差？我认为根本问题，无疑出自昭和年代以来视长时间工作为美德的风俗。不过日本人习惯的「工作管理」方式，也确实拉低了我们的工作效率。 各位读者年轻时应该也学过一种工作管理的方式：「写下今天所有要做的事，编列优先顺序，做成待办清单（TO DO LIST）」。我想也有不少人或多或少采用了这种方法直到今天。 我不会说这种方法不好，只不过待办清单有一个重大缺点：「要做的事情可能会无限累积」。 其实这也不难想像，毕竟工作上「要做的事情」没完没了。如果所有事情都列入待办清单，工作怎么可能有结束的时候。 迈入四十岁，先决定未来「不做的事情」 四十岁以后应该要学会列出「不做也没关系的事情清单」，也就是「NOT TO DO LIST」。决定好什么事情不做，只处理真正该做的事情。这也是这本书的主旨。 这项主题在我举办的诸多研习之中也非常受欢迎。大家尝试过后，才惊觉自己做了多少「不做也罢」的事情。很多人以往处理的工作、业务，有一半以上都非属必要。甚至还有人发现自己一直以来拼命做了一堆「不做更有效率」的事情。 这种回馈有那么多其实挺悲哀的，因为这完全印证了日本企业工作生产力有多低落。 如何编排「不做也没关系」的清单？ 接着让我们看看「NOT TO DO LIST」，该如何具体编列。 第一步，重新检视自己的工作流程。写下自己做的所有事项，接着逐步挑出「或许没必要做」的事情。 列出自己的业务项目时有个小技巧，可以分成「个人事项」与「组织事项」两种类别。个人事项的意思是「自己处理的事情」；组织事项则是「和他人协作的事情」。 其中要先删减的是「个人事项」。因为这方面的事情只要自己多留意就能改变，不仅可以马上实践，而且立即见效。 例如：「之后重看一次信件」（马上回覆就可以解决）、「整理纸本资料」（存在电脑里就可以解决）、「替资料过度『化妆』」。 资料和会议都会孳生「不做也没关系的事」 不过不做也没关系的事，往往以「组织事项」居多。 尤其牵扯到「资料」，更容易出现不必要的琐事。例如用不到的文件归档、没人会看的会议纪录、没人要读的业务报告……我建议向相关部门和上司确认一声，如果这些东西「没有也没关系」，就可以淘汰掉。 此外，有许多企业习惯在会议前印出议程，放在与会者的座位上。不过一旦眼前有东西可以翻，人就会下意识去看，结果反而不去听发言者说话。废除事前发放议程的习惯是一石二鸟的做法，既可以省下麻烦，还可以提高与会者的注意力。 另外一项产生麻烦的温床则是「会议」本身。世上多的是没必要开的会议，「纯粹听人报告」和「大多人都不发言」的会议，基本上都是在浪费时间。 想要废除会议，必须事先和相关人员协调。不过许多人早就受不了没意义的会议，所以过程大都出奇地顺利。只是这个做法有可能刺激「工作只剩开会的大叔」，他们有可能会组成反对势力，务必小心行事。 原以为新冠肺炎疫情会减少会议次数，殊不知有些人只是换成远端会议的形式，持续做这件徒劳的事情，实在有些病入膏肓。 若一时戒不了，可以试着「缩减」「改变」 列出所有要处理的工作后，替每一项打分数，再从分数低的项目开始一一检讨是否可以剔除。 如果「戒不掉」，可以考虑采取「缩减」或「改变」的方式，这么一来选择也会更多。即使无法完全消灭没意义的会议，或许也有机会「从一个礼拜一次缩减成一个月一次」「改用寄送资料取代」「改用社群媒体建立社团，共享公司内资讯」。 又或者可以「赋予会议足够的意义」，例如：「为提升效率，远端会议时间以三十分钟为单位」「讨论点子的会议前先互通彼此的准备资料，且会议时间以三十分钟为限」「『做决定的会议』仅让决策者参与」。 这么一来，原先耗费在杂务上的劳力就可以转而运用于真正重要的工作。这才是四十岁以后的时间管理原则。  如果您有此类需求 欢迎咨询我们～ 为你提供更多解决方案  长按识别二维码添加人工客服 备注“活动” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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