有太多的线上会议不像面对面的会议那样有活力、互动得那么热烈，或是产生那么多的构想。 这些线上会议通常会偏离正轨，变成下列其中一种状况：不是变成跟葬礼一样安静，只对着一群面无表情的送葬者进行独白。或是像一群喧闹的销售人员，在机场贵宾室庆祝他们抢到一笔重要的合约，所以每个人都在插话，想要提出自己的意见，不过谈话内容却没有方向或焦点。但情况可以不变成这样。  如果您要让线上会议跟面对面的会议一样热烈、一样有生产力，请考虑使用下列指导方针： 1.使用正式的议程。 如果您没有使用议程来与出席者沟通，就代表您打算要「聊天」，而不是要完成工作、交换构想，以及做出决定。请制作正式的书面议程，然后在开会前几天传送给出席者，让他们有时间检视议程并准备开会。 同时在会议进行中，也要不时把议程投影到萤幕上。 (只要您继续读下去，就会知道原因。) 2.使用问句来陈述主题。 请避免使用这种典型的形式来陈述主题： – 第 3 季的销售情况 – 在 ITH 大会的商展摊位 – 竞争对手 8 月的行销活动 请使用问句来表达主题，让讨论能够聚焦，而不是漫无目的地闲聊： – 到目前为止，第 3 季的配额已达成百分之几？ 3.指定每个议程主题的形式。 请在书面议程中陈述每个主题的形式，像是「公开讨论」、「只有报告」、「问与答」、「出席者投票」、「仅供推荐」、「必须做出决定」等等。出席者常在会议结束时，觉得自己的时间被浪费了，因为会议没有做出任何决定。但对于身为会议主持人的您来说，会议目的可能只是要提出问题，然后收集大家的意见。事先告诉大家您的会议目的，让大家在会议结束时有工作完成的感觉，即使您的目的只是要收集意见而已。 4.分配时间给每个主题。 您在会议进行中，随时可以调整分配给每个主题的时间。但预估每个主题的时间，会让大家知道您的期待为何。如果您在议程上要请 Deepak 报告实验结果，而且分配给他的时间是 5 分钟，那他就会知道不要花时间制作 30 分钟的投影片。 5.提醒所有负责人要带必要的资讯来开会。 如果您期待 Jana 来开会时要带着资料来做为讨论的基础，就必须要事先跟她说。而且您要在议程中加入她的名字做为「负责的一方」，让她在开会前就知道要准备。 6.在议程上做出结论，然后委派后续动作的负责人。 千万要记住，尤其是在线上会议中，手机萤幕或成堆的书面文件会吸引出席者的注意力。在投影出的议程上，于空白栏中快速记下汇总的重要结论和决定。然后在最后一栏记录后续动作，像是谁该在什么日期之前完成哪个动作。 转眼间，您的整个议程已经变成会议记录了。请将最终的议程传回给出席者，以及没有出席的人 (做为可下载文件让他们参考)！ 所有吃重的工作，都是透过议程完成。有生产力的线上会议开完啰！  如果您有此类需求 欢迎咨询我们～ 为你提供更多解决方案  长按识别二维码添加人工客服 备注“活动” 帮助你解决各种活动+互动难题 客服电话：0571-2822-1462 （工作日10:00-18:00）  免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
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