因为新冠肺炎的疫情影响，2020年4月初为止，全球已经有超过40亿人口被政府要求禁足在家。透过电话、网路、视讯设备进行的线上会议，大量取代传统的面对面会议。如何提高线上会议的效率，以下五点供企业参考。 一、限定时间：很多人都认为，冗长的会议是拖垮工作效率的主要原因之一。根据实务上的经验，我建议每次会议时间限缩在一个小时左右，至多不超过两小时。过度冗长的会议，可能代表与会者自己「线下」的资料阅读、准备工作还做的不够充分。明确的时间限定，也会迫使发言者必须节奏明快、长话短说。 二、设定目标：线上开会也需要「设定目标」吗？答案是肯定的。不管任何形式的会议，对企业来说都是宝贵的人力与时间成本。线上会议在远端沟通的情境下，更容易出现分心以及各种无效率的脱序行为，设定具体、务实的目标就更为重要。除了「会议主题」之外（例如，客户来访准备会议），最好再附上条列式的「会议目标」（例如，确定简报大纲、决定工厂参观路线、票选展示样品等）。 三、会前准备：主席必须在会议前一天，先把议程（agenda）和补充资料寄给所有与会者，避免有人毫无准备就参加会议。一旦提出各种状况外的问题，团队宝贵的时间就在无形中浪费了。为了上紧团队的发条，有时我什至建议主管以「随机问答」当作一场会议的开始，以确保所有人养成会前准备的习惯。 四、清楚标示：若是会议过程有投影片档案作为辅助，记得要给每一页投影片明确的标题以及页码。如此一来，想要参与讨论或发问的成员，才能快速、清楚的指出他们有问题的部分在哪里。辅助资料标示的愈清楚，文不对题、鸡同鸭讲的情况就愈少。 五、会后追踪：在数位时代，许多资讯都有档案可查询，因此我不建议做传统逐字稿型式的「会议记录（meeting minutes）」。我们真正需要的是经历一连串讨论后，聚焦在「接下来该做什么（what）」以及「由谁来做（who）」，也就是所谓的「待办清单（To-Do-List）」。有经验的主管甚至不需要全程参与会议，光看会后产出的待办清单，就能判断会议进行的品质如何。产出一份具体可行的「待办清单」，就是所有与会者共同的、最重要的目标。 希望以上建议，对你的会议效率提升有所助益。
为你提供更多解决方案 （工作日10:00-18:00） 免责声明：本网站转载的文章、图片、音频视频文件等资料的版权归版权所有人所有，转载目的在于传递更多信息，并不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。原作者认为其作品不宜供大家浏览，或不应无偿使用，请及时与我们联系，以迅速采取措施，避免给双方造成不必要的损失。 |
