活动策划成功的关键是什么？

    活动系透过多种方式筹办，活动要成功首重依活动目的规划及落实执行，但本篇不想谈规划部份，而是将重点聚焦在执行方面。活动要执行成功，需要重视的要素有人力的安排、时间、活动场所及应用规划，以及活动现场促进事务等，但是，计画永远赶不上变化，所以每场活动都应非墨守成规，而且需依即时变化因应，因此，办活动会让人既期待又兴奋，也会因瞬息万变而让人惊心动魄。

    在任何一个大型活动开始之前，团队中最重要的角色之一就是经验的累积，累积经验并不一定是执行过相同或类似的活动，而是主其事者须透过实地参与任何活动的执行并担任角色，并透过参与、观察去了解活动进行的变化与节奏成果掌握，参与、当责大家才有机会从中学习并打下良好的基础，才能让每个人在活动执行上都能拥有丰富的知识及内涵，尤其是掌握度。

    团队要有系统才走得更稳，并视各展场条件及规划，各个活动执行向来会有不同程度及差异，一般必须透过开会、沟通来建立共识、完成分工及合作，尤其活动衔接及开幕、导览要特别注意。活动绝不会是一个人负责就能够成功，必须靠团队合作才是长久之计，而主管或活动负责人的领导，在活动中将扮演著成功的关键，要让团队在不论遇到什么样状况都有能力可以解决问题！

    如何把一个平凡、不起眼的事物，透过活动办理变成一个充满乐趣的派对？这在在地考验着我们的创意力及执行力，每每在办完活动后，回想过程，虽然结果总是能让人充满惊喜，事实上在执行时仍是充满挑选。活动团队成员有几个关键做好，活动就不太会有问题。首先，了解自己及相关人员的角色、充份掌握执行技巧、提早准备以客为尊、服务备位迅速反应，尤其是主管或活动负责人的综观及调度能力，执行中上对下及资深对新手的教导、示范及要求，特别是当责下严格、贯彻的要求，在整件活动中，办好活动的企图心，往往扮演著成功重要的催化剂，当正面思维漫开了，活动执行不成功都难，想想，若没有那么坚持，怎会将事情最后得以完整现形，活动让人体会到魔鬼藏在细节里！ ！

    举个例子：100年中心协助经济部办理「经建特展」，在30天的4地展览中共有28万多人次参观及互动，而满意度调查满意达9成5左右，在这么多来自不同地点、背景、阶层的人满意度要达高标本即不容易，而会场服务除核心团队约15~20人外，其余九成人力都是临派或短期支援，活动前中全员任务了解、相互支援、随时检讨、立即改进是关键之一，另一个关键是全员尽心服务的热忱，在活动期间被激发及历久不衰。

    任何活动开始前，每个人一定都经历过眼前堆满如山的文件、待办事项与连络不完的工作，除了例行的工作外还得出差（场地视察、设备确认、协调会议等），虽然每场活动都希望尽早规划，但每场活动却总因种种状况永远不能提早准备，所以，除常常会遇到不可知的变化外，也经常会有政策急转弯的现象，此时，我们除不定期举行活动会议，透过大家集思广益、凝聚共识外，时间的分配及掌握更是关键。活动即时、如期展开是基本要求，如果时间妥善安排并提前或即时因应，可以让活动执行从容不迫，若能完善应用并预留反应调整及排演训练时段，那活动就容易内外兼筹并顾了，活动一定要掌握时效，就能从容找出各方面的需求及处理方法，令活动圆满完成。

    今日在众多的执行领域里，都会一再强调活动要有品质，还要尽量撙节开支创造特色，为了使活动可以圆满顺利完成，并在过程中要控管成本，关键在时间、组合及分工上，时间充裕及急件所费不同外，预先规划自有变通之法，时间掌握及尽可能提早，只要活动找对方向，便去执行大致离谱不到那里去。

    为了向大众推广活动成果，须透过活动规划及促进来达到宣传效果，当然时间又是一个关键。在设计上，充沛的时间可以用病毒式传播，而时间不够只能用沟通（媒体广告），充沛的时间更可以达人引路及设计各式前期活动来吸引大众踊跃参加，或搭配可以增广见闻及互动体验的活动让大众了解及参与。

    大型活动执行方面也可以仔细一些而另有规划书（活动手册，给执行人员使用），内容可以包含所有相关事项（人时地物）、筹备工作人员、进退场、检测查验、场地、会议、管理、后勤、指挥、通报、考核及表单管理等，更详细更可以将办理期间天气概况（过往年均）、路况、交通、食宿及周边协力系统安排等纳入，有手册依循，没手册即靠团队各组负责人及有经验者在各相关事项协助推动、确认及掌控。

    活动时在场地方面亦是一个要项，必需是因时因需置地，台湾适用场地有限且费用不赀，所以在经费占相当比重的场地，需要特别注意及挑选。首先依活动性质择地，尤其是专业性特定人仕参加及普及性一般大众参与，收不收费、贩不贩售有别，活动地点挑选应从场地租借的洽谈、使用规划与勘查、活动进行方式、活动内容、参加对象及人数、交通及紧急应变因应等全盘考量，并依协调工作人员职掌对位使用，依工作进度、经费概算完备。

    现场事务工作的重点主要在周全，不要怕麻烦，会出问题多在习以为常以及掉以轻心上，同时举办多项活动，在安全考量下调节活动执行及能量，并应先将事前准备及会议决定系统化、明确化，将主题活动目标分析得丰富精细、执行方针更具体、活动的历程与顺序明确标准化。

    最后要不时的告诉自己只能成功不许失败，要办就要办好，保持旺盛意图但开放及接纳的心境，因为永远是计画赶不上变化、变化赶不上长官的一句话，现场难免有变数，本来执行活动就是要因地制宜、因势利导才能顺利发展，办活动老经验的人都会戏称：办活动唯一可以确定不会变的就是历程中一定会有改变，所以正向面对是成功的不二法门。

    准备活动及现场效果，要灵活运用检讨、改进等适当方法来激发学习动机，并与富经验的团队或个人合作（或团队中纳入懂目标管理的人才）可以更掌握住细节及成果，另外接待贵宾及媒体也须要安排专责人员，并了解接待礼仪及媒体生态，适切服务及提供资料，会有意想不到的结果。贵宾服务掌握、时间流程控管，加上活动规划整体形象视觉一致性建立，小到活动，大到品牌形象，一致性的执行更能加深印象及彰显活动重要性，例如：准备及执行的印制资料、海报文宣品、印制旗帜、帽子、服装、工作人员名牌文宣内容、邀请卡片及当天现场布置等。

    有始有终，活动要结束了，不要虎头蛇尾而功亏一篑，不论是历程记录、档案汇集，现场复原、公物归还，意见搜集、满意度调查，问题汇整、执行检讨，甚至费用报支、结案报告等，都应该掌握时效确实办理，即可以对活动最终作个审视，更可以他山之石作为仿效或改进。

    活动历程难免遭遇困难或阻力，从而衍生出各层面与心理调适的问题，然而不应稍遇挫折即裹足不前或逃避，反而应积极面对解决，活动办不好多发生在几件事上，如人、设备以及天候，其实只要看清问题真相，并逐步解决问题，不断寻求创新突破及作好准备，现场人员具备良好应变能力，以耐心、沟通、包容与尊重的「循序渐进」原则，凝聚共识、积极参与，才能让活动圆满，如此，相信必能迎接活动的成功。

    让我们一起共同期盼未来活动合作的来临，到时候您我相约再见，并携手共创活动的成功及迎接那荣耀的一刻。