杭州年会策划场地需要考察哪些？

　　01 价格检查项

　　年会找场地可以通过我们会优会务，在您的预算范围内，我们会为您争取到最好的酒店。

　　不同档期匹配不同价格。年会季的价格浮动比较大，找场地的时候需要和酒店确认不同档期的价格，以及是否适配预算。

　　协调餐标。了解菜单内容、软饮酒水、开瓶费、清洁费等细节。

　　最低消费，如宴会消费。额外费用。比如前往场地的车费等。

　　02 档期检查项

　　越火爆的档期，越需要提前开始抢订。如果同期周边还有一些其他的重大活动，就要考虑限行的问题，确定好酒店和档期之后要考虑活动报备的问题。如果发现心仪的酒店价格有些超预算了，我们可以通过调整档期来进行议价。

　　火爆档期的预订难度

　　周边限行

　　同期政府活动

　　活动报备报批

　　03 品牌服务检查项

　　一般而言，品牌酒店的服务是比较能够得到保障的。部分老板会对某一品牌会有忠诚度，那么在选址的时候就需要重点考虑这个品牌的优势在哪？为什么老板会喜欢它？以及这个品牌定位的调性是偏轻松的、偏度假的还是偏商务的？此外，还有菜品的口味，以及宗教偏好，例如清真餐等。

　　品牌酒店的优质服务背书

　　相对趋近的菜系风格

　　合约细节相似程度

　　老板们对品牌的忠诚度

　　04酒店位置检查项

　　酒店周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚。酒店如果同期在举行政府活动，也要考虑该活动对自身活动的影响，如周边限行等。另外在今年的情况下，尤其需要注意跟酒店交涉清楚报批报备的事宜。酒店整体情况

　　周边商圈及在建项目

　　周边限行

　　施工等路段

　　05会议场地检查项

　　前厅的面积和搭建的条件决定了公司的签到、合影墙等互动怎么设计；会场的面积和可容纳的人数是关键性决定因素；入口的数量和尺寸等决定了会场中可以放多少东西以及如何放进去；场租的时长、费用以及会场设备的配置则对年会现场的搭建影响很大。会场1.主会场位置，入口数量，尺寸长宽，灯下高，是否有柱子2.主会场是否有吊点、吊点数量及单根承重3.是否有投影幕及音响设备，如果是LED，要了解尺寸及解析度4.投影幕布尺寸，投影机流明5.音响数量，类型，位置，麦克风数量6.讲台样式及尺寸，地台样式，尺寸及数量7.桌椅尺寸，桌布椅套颜色8.能否提供红酒杯，托盘，托盘口布颜色9.灯光开关位置，是否可以分开控制10.安全出口位置及数量，员工通道入口及上菜口11.场租的时长，费用，所包含内容12.同一档期是否有其他公司预定，是否有友商的活动13.WIFI速度及强度，是否可免费提供独享带宽14.场租包含的具体会议物品，如鲜花，纸笔水等15.空调温度变化控制的时长，开关位置16.距离其他会场的位置及路线17.转播机位及预留区域，控制台位置序厅1.序厅（Foyer）是否有柱子2.序厅（Foyer）是否有墙插电源、电量是多少3.序厅（Foyer）如何进货，超高超宽物品要与酒店协调4.茶歇区域地点5.指引牌摆放位置6.展区位置7.整体尺寸及可用高度8.是否有安全门及消防栓9.可搭建物及整体限高10.可使用搭建材料11.地面承重

　　06嘉宾入场环节检查项

　　在这个检查项里，需要考察停车场的数量和收费情况、在户外做搭建的条件、酒店入口的搭建条件、签到处位置以及客梯的位置和使用等。停车场1.停车场数量2.停车位数量3.停车收费情况4.限高户外区域1.是否可以摆放及搭建制作物2.是否有挡雨棚3.是否有电源4.是否有合影区域及大巴车下客区5.是否有草坪喷泉等装饰，注意防蚊，防风，防雨，防雷暴酒店入口1.酒店入口结构是否可以摆放制作物是否可以悬挂条幅2.入口数量及位置签到处1.嘉宾签到台位置，数量，区域尺寸2.是否可以摆放背板及材质3.距离酒店前台及礼宾部，电梯，卫生间，餐厅，会场的距离4.办理入住的流程客梯1. 位置及数量，是否需要刷房卡使用

　　07房间、餐厅、娱乐设施的检查项

　　除了这种度假村类型明确需要住宿之外，也建议办会人考察一下酒店房间，一方面可能会有员工在参与年会的过程中情绪高涨，饮酒过度，需要使用房间，另一方面如果有客户参加年会，也会涉及到房间的使用。有一些年会可能同时需要自助餐和晚宴，这就需要另外了解餐厅的位置、营业时间、可容纳人数以及菜单的品类等。房间1.房型及对应数量价格2.客房服务3.行政楼层待遇4.免费升房政策自助餐厅1.自助餐厅位置2.自助餐厅营业时间3.自助餐厅容纳多少人同时用餐4.是否可以提供独立区域服务本次活动5.特殊情况是否可以提供简餐发放给嘉宾6.餐厅是否有音响及投影设备7.桌布椅套颜色8.是否可以为活动定制菜单及独立场地，是否可以提供素食，清真食品中餐厅1.餐厅位置2.餐厅营业时间3.餐厅容纳多少人同时用餐4.是否可以提供独立区域服务本次活动5.特殊情况是否可以提供简餐发放给嘉宾6.餐厅是否有音响及投影设备7.圆桌尺寸8.桌布椅套颜色9.是否可以自带酒水，是否增收开瓶费康体设施1.康体设施位置2.营业时间3.服务项目及数量，收费政策酒吧1.酒吧位置2.营业时间3.最大容纳人数4.酒水种类及价格5.是否可以自带酒水，是否增收开瓶费6.是否可以提供独立区域服务本次活动合影地点1.是否可以搭建合影架子或者特殊拍摄2.协调酒店提前预留选定好的合影区域

　　08筹备区域检查项

　　根据需要，我们要检查场地是否有化妆间、VIP室、物料间、卸货通道和货梯等，这些因素会影响整个进程的顺利程度。化妆间1.楼层，名称，尺寸，数量2.是否有衣架，镜子，卫生间，灯光情况，插座VIP休息室1.楼层，名称，尺寸，数量2.沙发，灯光，卫生间，茶几，插座物料间1.楼层，名称，尺寸，数量2.桌椅，插座，钥匙是否可以提供卸货通道1.卸货通道距离宴会厅的距离及线路2.货车是否能直接开到卸货平台3.超宽超长的特殊物品是否可以顺利进入4.施工人员证件办理需求5.进场手续及押金数量，收取返还方式货梯1.货梯数量2.货梯容积3.货梯门的尺寸4.超宽超长的特殊物品是否可以顺利进入电箱1.电箱数量2.电箱电量3.电箱接口4.电箱距离会场距离5.酒店接电特殊要求卸货停车场1.卸货停车场位置2.办理卸货车辆手续需知3.卸货时间要求

　　09交通检查项

　　确认附近地铁站名称、运营时间等信息，及时同步员工。如果是在目的地办年会，还需要考虑高铁、飞机等公共运输的动线安排，给同事们做一个明确的标识。机场火车站出发口1.到达口位置及数量2.到达口至大巴车上客点距离及线路3.兼职站位点机场火车站到达口1.出发口位置及数量2.大巴车下客点距离出发口距离及线路3.礼遇通道/紧急通道及取票处大巴车停放点1.停车场位置2.接站站位点3.停车场至到达口距离及线路4.客人上下车点地铁站&公交车站1.站名2.位置3.线路4.营运时间5.到达酒店的距离及线路

　　10酒店周边场地检查项

　　有一些年会在白天会先进行培训会，中午可能要四散用餐，那么周边的餐饮情况就需要关注一下。另外图文列印社、超市商场、鲜花店、照片冲印店，甚至医院和派出所也都推荐办会人纳入年会的考察清单，这将是一个加分项。社会餐厅1.社会餐厅距离酒店位置距离及车程2.大巴车停放点3.餐厅菜单及价格4.是否有投影幕及音响设备5.餐厅是否有自带舞台6.餐厅是否可以提供独立区域为嘉宾用餐7.餐厅圆桌尺寸8.桌布椅套颜色图文列印社1.图文列印距离酒店位置距离2.营业时间3.价格4.制作时间5.是否有发票超市及商场1.超市及商场位置，距离酒店路程2.营业时间鲜花店1.鲜花店距离酒店位置距离2.营业时间3.价格4.制作时间5.是否帮送6.是否有发票照片冲印店1.照片冲印店距离酒店位置距离2.营业时间3.价格4.制作时间5.是否帮忙装相框6.是否有发票医院1.医院位置，距离酒店路程2.是否可提供救护车及医生驻场派出所1.派出所位置，距离酒店路程2.提前报备