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上海年会策划活动这11个准备不能忘

发布时间 : 2021-12-17 18:55| 查看: 1847

摘要:   (1)活动策划方案  根据上一篇执行流程文章的介绍我们知道,活动策划方案里面需要包括策划方案、宣传方案、执行方案、预算方案等内容。方案在我们前期宣传工作中,属于核心灵魂,没有它,一切都很容易乱套, ...
  (1)活动策划方案
  根据上一篇执行流程文章的介绍我们知道,活动策划方案里面需要包括策划方案、宣传方案、执行方案、预算方案等内容。方案在我们前期宣传工作中,属于核心灵魂,没有它,一切都很容易乱套,而且在部分活动需求中,需要拿方案去进行商业合作洽谈的。
  (2)文稿准备
  在活动举办前,我们需要把所有的文稿都举办好,主要是三种稿件:请示函、邀请函、新闻稿。请示函是用作活动的汇报和协助申请的,例如有时候需要用到上级单位对场地或设备等相关支持,就需要请示。邀请函顾名思义就是要用作邀请了,活动举办前都要对领导、嘉宾、合作单位等相关人员进行莅临现场的正式邀请。而新闻稿又分为预热稿和报道稿,活动前期我们都要进行活动的预热宣传,让更多人知道活动的举办,让更多人参加活动,而后续的报道更是对活动影响力的重要“升温”。
  (3)宣传设计
  活动的举办都离不开设计,围绕活动主题的主画面及各种宣传页面设计、印刷品等设计都要提前设计好,而设计文档还需要根据线上线下的使用进行使用分辨率的输出,以便前期宣传和物料的印制。
  (4)活动场地的确认
  前期的宣传必定是要把活动地点和时间给发布出来的,因此前期就需要提前把场地落实了,而一些大型的活动,是需要提前找公安机关进行报备,具体相关要求和资料的准备,大家自行在网上查询,我这里就不一一列举说明了。
  根据《群众性文化体育活动治安管理办法》第六条规定,群众性文化体育活动的参加人数在二百人以上三千人以下的,由县级公安机关许可;人数在三千人以上的,由地(市)级公安机关许可;跨地区的群众性文化体育活动,由共同的上一级公安机关许可。作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。
  (5)PPT准备
  PPT已成了活动最重要的宣传载体了,许多活动的举行都离不开PPT,例如:论坛、讲座、峰会等活动都必须会用上。不仅要以统一的VI视觉准备好主办方的PPT,有嘉宾需要上台演讲的,也需要提早收集,一定要提前收,我碰到很多次现场出乱子的,而且有很多嘉宾的PPT不一定适配现场的屏幕,会影响呈现效果。
  (6)嘉宾邀请
  用邀请函的方式提前对参会领导嘉宾进行正式邀请,是最起码的尊重,如果连这部都忘了做的话,除非他们没有你不行,不然愿意来现场的人真的不多,上了层次的人受邀参会都很频繁。最后需要确定到场的嘉宾名单,以便安排接待。
  (7)媒体邀请
  媒体邀请主要通过两种稿件,一种是媒体邀请函,另一种是新闻稿,网媒、纸媒、电视台等要邀请哪种媒体就看活动的宣传需求和预算了,每个地方的价格都不一样,有关系和没关系的价格也不一样。最后需要确定到场的媒体名单,以便安排媒体宣传确认。
  (8)发言稿
  领导和嘉宾的发言稿要提前准备好,没有多少领导嘉宾愿意自己花时间想到现场要讲什么的,无论他们用不用你的稿,都要提前准备好,而且要提前发他们审核。虽然我对这些代稿的行为很坑,特别是在那种大型或者是有高度的活动,写这些稿的一般都是公司的小文案,当知道了这种套路之后,经常参会都不想听前面部分了。然而,这也是业内的规则。
  (9)主持稿
  主持稿主要是活动的整体流程和关键人名字信息为主,修饰美句倒不是最重要的,但是都要提前写好,毕竟你不知道你请来的主持人能力到哪里,高级的只要流程和关键信息。
  (10)摄影摄像沟通
  根据活动的类型、预算、场地,选择不同的摄影摄像搭配。例如像论坛会议这些,摄像需要安排一个定机位录制整个活动舞台,有条件的还要安排摇臂拍摄,像现在这个短视频媒体火爆的时代,还需要专门的人员拍摄竖版的。而游机位的摄影摄像安排,可以用作现场特写的拍摄,效果很好。这些都是需要提前安排和沟通需求的。
  (11)用电需求
  如果要用到像LED屏、射灯、音响这些,要提前跟场地方沟通好大功率电的使用和工程师对接。

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