会议活动策划并非一蹴而就，仅有零散的创意和书面的文本远远不够。会议活动策划是一项系统工程，需要策划人员具备专业的策划能力、会议主题所覆盖的行业知识、参会者需求把握、市场营销知识、项目管理经验、宣传推广基本知识等。一项完整的会议策划活动一般要经过以下几个流程。
▲会议组织策划
会议组织与活动策划流程
一、会前调研
会前调研能够帮助策划人员增强预测会议市场趋势的能力，发现更多的市场机会，提高分辨市场机会的能力和成功举办会议的可行性，从而为会议组织者进行科学决策提供重要依据和坚实基础。会前调研，有助于会议组织者发现新的会议市场需求和确立发展方向，有助于会议组织者把握参会者需求，有助于会议组织者制定有针对性的宣传推广策略，掌握市场上同类会议项目的举办情况，了解竞争对手在会议营销和会议组织方面所采取的策略和方法，从而做到知己知彼，以增强本会议项目的竞争力。
二、会议策划
在经过广泛、深入的调查研究，取得大量有用资料后，就应着手进行会议活动项目策划。会议活动项目策划是以后具体进行会议项目管理的行动指南。会议项目策划制定的恰当与否，直接关系到会议主题是否具有吸引力，是否有参会者参会，如何有效地执行好会议项目，甚至直接关系到整个会议项目工作的成本。在进行会议项目策划时，首先应确定会议目标，并对目标进行分解和量化；其次应确定参加会议的受众范围、类型、需求等。在确定会议项目目标和受众后，就要确定会议主题。并针对会议受众的特点，选择能突出会议主题、实现目标的传播渠道。
三、会议筹备
会议筹备是将会议策划方案的各项事宜落实到行动上，并力争变为现实的过程。在筹备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳答案。因此，在进行会议筹备时，应明确举办会议的目标、会议的主办方（发起人），注意与相关领导团队进行沟通并了解他们的想法（包括会议的形式、办会经验、需要的资源、预算等）。
四、会议执行
会议能否取得预期效果，不仅要看会议活动策划方案制定的是否可行，更要注意的是看会议执行情况如何。再好的创意，如果执行不到位，或执行打折扣，效果都会差强人意。会议执行环节要考虑人力、财力、物力的有效配比，达到资源的有效利用。可借助甘特图的项目管理的思路来对本次会议的工作进行管理，包括会议项目的里程碑、分工、时间点、需要的资金、相关人员及物料设备等。在会议执行期，应与会议相关利益机构，如主办方、承办方、合作媒体等事先约定到位，明确各方在执行环节的职责，随时进行会议执行把控，并在执行过程中适时检查、调整计划。
▲会议活动执行流程——场地布置
五、会议评估
会议评估不仅是会议项目管理的最后一个流程，也是下一个会议项目的调研起点。会议评估对会议结果进行总结、衡量和评价作用，是改进会议质量和提高会议服务的重要环节。开展会议评估，一方面可以使会议组织者看到举办会议的明显效果，有助于发现自身在会议举办过程中存在的问题，从而更好地改善服务和提升自己；另一方面帮助会议组织者了解参会者的满意程度，为继续办会提供经验、奠定基础。
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