当前有很多公司依旧使用闭门造车的方式制定活动方案，（指由活动策划单独完成或部门领导参与会议最终将结论随意传达至下属成员)。这是一种错误的沟通方式，且不说在传达的过程中会出现信息的误差，在实施的过程中困难度也会增加，这样会造成前期的沟通不畅，从而导致整体工作的滞后，最终让项目流产。良性的方案制定是由多个部门，多个参与人共同讨论制定出的一套可实施有创意的方案，是具备明确目的性和纪律性的，这一过程被称为“策划会”或“头脑风暴”。策划会要有明确的时间概念、纪律性、目的性和完成度。
▲活动项目
活动项目的方案制定流程：
1.指定活动项目负责人，确定活动目的。
2.由活动项目负责人牵头，对接并组织有关部门开碰头会或策划会，确定活动时间、活动流程及内容、人员分工等事项。
3.把活动策划会议讨论出的活动方案向领导汇报，并进行二次三次策划会，最终确定方案。
4.针对活动方案开展筹备计划。
活动策划会的四个要求：
1.明确的会议时间（建议30分钟以内完成会议讨论）
2.明确的分工计划（建议明确人员分工，提高工作效率）
3.会议开展有结果（针对活动目的讨论出活动实施方案）
4.会议结果要落实（根据确认的活动方案方向开展筹备计划）
活动策划会的参与人员：
通常由项目负责人组织，活动项目对接人主持，在会议开始前期，组织项目组，参会人员由各部门主管根据当前工作量从各部门抽调的，项目组成员有：部门主管、文案、策划、平面设计、3D设计、执行人员参与。
活动项目会议的内容有：
1.活动项目的信息介绍（由活动项目对接人或客户经理负责）：项目对接人对前期搜集整理的信息进行介绍，包含委托企业的名称、企业类型、企业背景、企业VI、禁忌事项、举办活动项目目的、活动项目的规模、需要达到的目标、场地的概括、活动项目的展示风格、活动项目的预算、预约提案的时间、地点，相关参会人。
2.明确活动项目的定位：对活动的方案主线开展讨论，确认方案的具体实施方向贯穿整个活动的主线思路及表现元素。
3.明确活动项目的创意策略：对活动中的总体实施的板块做出区分，讨论总体布置、创意亮点、宣传文稿的方向、根据费用预算和实际落地情况确认可实施性内容、设计需要配合完成的设计内容，以及活动项目的基础流程。
4.明确各个板块的相关实施人：明确方案制定过程中所有人员的对接事项。
5.明确方案的完成时间和提报：会议中明确整体方案的完成时间，提报时的参与人员。
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