选择年会场地需要了解什么信息？年会选择地点时应考虑哪些因素？年会活动举办的场地选择是需要通过多个角度去衡量的，根据年会活动项目的实际需求选择最适合举办年会的场地，方能使年会达到预期的效果。 年会选择地点时应考虑哪些因素1.参与年会活动的人数 参与年会活动的人数多少决定了活动场地的大小，参与人数越多，我们需要考虑的问题也越多，除了场地的容量之外，还需要考虑场地的安全防护是否能够满足活动的需要，如不能我们则需要做出相应的安全防护预案。 2.年会活动的形式 活动形式也对场地的筛选有一定的局限性，比如具有互动型的年会活动在场地的选择上要大一些，对于会务会议型年会活动在场地的选择上就需要具备隐私性，对于晚宴型年会活动则队酒店场地的宴会厅有相应要求。根据年会的需求选择场地，过大显得现场单调，过小显得现场拥挤杂乱。 3.考虑年会总体费用的预算 年会费用的预算往往在某些程度上束缚了手脚，年会场地的选择和档次也是要依据活动项目的总体费用来定夺，在有限的费用下，找性价比较高的场地，折中选择，过高的场地费用必然会导致其他方面的费用缩减，过低的场地环境也会对活动的效果大打折扣，所以在年会场地选择的过程中要牢记一点，在高端中找价格，在低端中找效果。 4.考虑年会场地的地理位置 年会场地的地理位置同样重要，根据活动的性质和参加的人群、人数筛选位置，同时也要考虑到附加的交通问题，参加年会的交通是否便利，是否会产生一些附加成本。 在选择年会场地时，切勿优先选择过远的位置，过远的位置会带来很多附加成本以及一些意外情况，如因位置较远，造成部分年会邀约嘉宾不便参加，到场人数达不到预期，附加提供交通工具所产生的额外费用，监管不便利等。 5.场地可以提供的配套服务 在筛选年会场地时需要与场地方沟通，场地方能够提供的配套服务有哪些？例如：就餐、茶歇、免费休息区、额外场地、是否代办报备审批、专用停车场、场地用时（场地档期、搭建时限、活动期间使用时间）等等，某些场地是可以提供这些服务的，如果你不主动提问，场地方会选择性的对你屏蔽这些信息，再收取二次费用，但实际上这些费用是不必要出的。 6.考虑场地的规模 场地的规模不单指活动实际运用的大小，我们要看总体大小，会场内的容量，外部可拓展的空间，都需要计算在场地的总体规模中，会场的容量是为了满足我们年会活动举办的实际需要，而外部空间则是用于活动整体包装拓展使用，所以在场地规模上，我们需要根据方案的内容和年会活动的需求辨别和规划。
选择年会场地需要了解什么信息选择年会场地需要知己知彼，既要充分了解年会场地需求、吃透年会活动方案，也要全面了解年会场地或酒店的有关情况。具体信息如下。 1.年会举办时间、使用时间及场地档期、搭建时限。 2.场地的地理位置、交通便利度及停车是否方便。 3.场地总面积、可容纳人数，是否提供舞台及舞台尺寸。 4.场地的租金每天多少。 5.是否提供音响，音响数量及规格、费用。 6.是否提供电源，电源总电压，电源电缆长度。 7.是否提供安保、安检，安保安检人员数量及费用。 8.是否提供桌椅及数量。 9.布展时间及货车通行时间要求，进出货通道尺寸。 10.是否提供货车车位，停车位置及收费标准。 11.用电量及费用计算标准。 12.场地内是否有异物。 13.场地介绍、照片、平面图、场地交通图等。 14.政府审批手续办理/活动报备办理。
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