信息沟通是年会活动项目开展的重要内容 ，年会服务公司在与甲方客户沟通的过程中，充分了解甲方对于年会活动的诉求和思考方向，是项目前期顺利筹备的基础，详细的记录信息，可避免由于对活动项目的理解偏差和信息缺失造成的时间和人力上的浪费，因此，在年会活动正式筹备之前，与客户及其他相关人员进行充分的沟通，尽可能的搜集、整理更多与活动项目相关的信息。
年会活动沟通内容宝典
一、了解年会主办方的背景
为什么要了年会主办方的背景？了解主办方的背景是为了让我们更加明确的定位年会活动的方向，锁定活动的目标群体，如一家化妆品企业所针对的用户绝大多数是女性用户，基于这个已知信息，我们需要分辨出这样的行业和企业有哪些年会形式是适合的。
二、了解年会主办方的营销宣传策略
任何一家公司想要实施一场活动都需要配合市场营销策略进行，而我们了解公司的营销策略是为了更加密切的配合市场营销，活动的意义在于带来的效益，无论是品牌宣传效益还是销售量的提升，如果两者都没有，那么在企业看来这无异于是一场失败的活动，带来的结果也可想而知。
▲年会项目收集内容——主办方产品及服务信息
三、了解委托企业的产品及服务
企业的产品及服务具备哪些特点，适合哪种人群，有怎样的类型，这是我们辨别受众群体特性的一个捷径，怎样的受众群体适合怎样的活动形式，也就有了初步的判断。
四、了解主办方举办年会的主要目的或侧重点
举办活动是带有明确的目的性的，年会项目也一样。在前期沟通的过程中我们就要很清晰的确认举办的这次年会是为了什么？找到侧重点，那么我们就会知道接下来的方案应该以什么为主线，方案的主线思路也就有了清晰方向。
五、了解甲方企业对方案的评估标准
一场年会活动在初期并非是由一家公司完成的，中间有一个竞标过程，而过程是由多家公司共同参与的，通过方案和价格的对比最终才能确认是由谁来做，我们要明白方案并不是PPT做的多么绚丽，而是能够体现出价值，这个价值体现在多个方面，那么我们就需要明白客户对于方案的评估标准是什么？价格优势、活动创意、能够带来的市场影响力、独立的优质资源、整体的效果等等，只有了解客户对方案的评估标准，我们才能把控方案的内容侧重点，盲目的策划活动方案，只会在评估的环节中大打折扣，我们需要切合客户的需求，而非一味的提供方案。
六、了解年会项目的基础信息
在沟通前，客户对活动有意向概念，而我们需要做的是将这个意向概念具体化，在沟通的过程中，我们可以引导客户或启发客户对于活动项目一些联想。如：年会形式（线下年会、云年会）、年会主题、活动的展示风格、活动时间、活动地点、活动规模、是否接待、活动预算、活动要求（主题标准、思路提纲、活动项目的总体风格、媒体稿件等）。
除此之外，询问是否有其他单位联办，如果有，需要问清楚我们负责承接的板块是哪些？了解一些联办单位的信息。最好是能够让客户提供一些以往的案例，或者已经有的活动思路文稿，便于后期策划活动时的工作开展。
七、了解委托企业的规避内容
任何企业在对外的推广宣传中都有统一的要求，比如颜色的运用、企业LOGO的使用、词汇的规避以及其他宣传方面的素材运用，我们需要在这些方面认真了解并详细记录，哪些是可用的哪些是不可用的，以免因大意造成后期的损失。
八、了解提案的细节
提案是为了与客户就项目落实问题开展沟通，是后续工作开展的一个转折点，因此在前期的沟通过程中我们就需要明确清楚提案的时间、地点、客户参与人员、相关负责人的姓名、职务和联系方式，这是为了方便我方在提案前做准备，提案属于一种商务行为，因此在人员的出席和着装方面也需要正式，这是一个细节问题，是形象和服务概念的体现。
提案的类型有很多种，无论是哪一种提案，除了你准备的内容外，还需要打扮自己，让客户感觉到你的重视，而非随随便便，越是大的企业越重视细节，无论你与你的客户关系有多好，必要的礼节还是需要的，这是迈向职业化的第一步。
为什么作为活动从业人的你不被重视？原因在于你可曾重视过自己？适当的注意自己和公司的形象，也是一种推广行为，而这一点恰恰是被很多公司所忽略的。
九、保持沟通
提案没有结束之前，保持与客户代表沟通的习惯，让客户看到你的努力和对项目的重视，也让客户参与其中引导开展一些工作，密切的配合有助于项目的促成。
▲转发微媒2023年年会福利海报
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