大型年会活动一般需要容纳的人数较多，场地空间要求大，对于安全的要求很高，通常需要有全闭式空间或临时搭建全闭式空间，有配套的人员安置区以及成熟的应急疏散系统，有齐全的安保设备和人员。另外，临时搭建的全闭式场地需要处理的问题诸多，需要防范的安全问题很多。当然活动举办的场地选择是需要通过多个角度去衡量的，根据年会活动项目的实际需求选择最佳年会举办场地，方能使活动达到预期的效果，如何衡量呢？我们可以通过以下11个方面的因素去考虑。
▲年会活动现场节目表演
1.参加年会活动的人数
参与活动的人数多少决定了活动场地的大小，参与人数越多，我们需要考虑的问题也越多，除了场地的容量之外，还需要考虑场地的安全防护是否能够满足活动的需要，如不能我们则需要做出相应的安全防护预案。
2.活动项目的类型
活动项目的类型也对场地的筛选有一定的局限性，比如具有互动型的活动在场地的选择上要大一些，而对于会务会议型活动在场地的选择上就需要具备隐私性，根据活动的需求选择场地，过大显得现场单调，过小显得现场拥挤杂乱。
3.年会活动总体费用的预算
费用的预算往往在某些程度上束缚了手脚，场地的选择和档次也是要依据活动项目的总体费用来定夺，在有限的费用下，找性价比较高的场地，折中选择，过高的场地费用必然会导致其他方面的费用缩减，过低的场地环境也会对活动的效果大打折扣，所以在选择的过程中要牢记一点，在高端中找价格，在低端中找效果。
4.场地的地理位置
场地的地理位置同样重要，根据活动的性质和参加的人群、人数筛选位置，同时也要考虑到附加的交通问题，交通是否便利，是否会产生一些附加成本。在选择活动场地时，切勿优先选择过远的位置，过远的位置会带来很多附加成本以及一些意外情况，如因位置较远到场人数达不到预期，附加提供交通工具所产生的额外费用，监管不便利等。
5.场地可以提供的配套服务
在筛选场地时需要与场地方沟通，场地方能够提供的配套服务有哪些？例如：就餐、茶歇、免费休息区、额外场地、是否代办报备审批、专用停车场、场地用时（场地档期、搭建时限、活动期间使用时间）等等，某些场地是可以提供这些服务的，如果你不主动提问，场地方会选择性的对你屏蔽这些信息，再收取二次费用，但实际上这些费用是不必要出的。
6.场地的规模
场地的规模不单指活动实际运用的大小，我们要看总体大小，会场内的容量，外部可拓展的空间，都需要计算在场地的总体规模中，会场的容量是为了满足我们活动举办的实际需要，而外部空间则是用于活动整体包装拓展使用，所以在场地规模上，我们需要根据方案的内容和活动的需求辨别和规划。
7.场地的基础配备
场地的基础配备会因为场地的类型不同产生差异，我们需要确认配套基础配置是否完善。
8.场地与活动项目的总体风格是否搭配
活动项目内容与场地的风格有很大的关系，一般来讲就是考虑总体“和谐度”，就是让人看着顺眼舒服，任何一个场地如果与活动项目内容过于冲突就不便作为活动举办地，过于风格化的场地会淡化活动场地的效果和氛围。
9.场地进出货是否便利
进出货是否便利影响到施工的进度，外场活动会好很多，但是一些酒店、副院、体育馆就不一样了，查看进出货通道、电梯的空间大小，并详细记录，避免因空间问题导致一些物料设备无法顺利运送到现场，这个问题时有发生，也不可忽视，避免因不了解进出货情况导致额外的费用产出。
10.场地是否具备相关安全设施
检查场地是否有安全设施设备、主要体现在两个方面，技防、物防。技防：是指具备智能系统的防爆、防火设施设备。物防：是指具备阻拦功能的设施设备。大型公共性活动中两者缺一不可，在一些场内活动中必要的消防和安检设备也是必备的。
11.场地使用的权限和附加费用
在场地使用过程中，为保障场地的合理使用维护场地的正常运作，很多场地会有限制，在与场地方沟通时，我们应该与场地方沟通到位，哪些区域、哪些地方可以使用，具体的使用时间，哪些区域存在报备问题，场地方能给出的最大权限是什么，场地方能提供的必要配合是什么，是否会在原定价格的基础上产生额外的附加费用等等。场地的选择是需要具备可实施性的，合理的价格、配套的服务、齐全的安全保障、可实施落地的空间，都是衡量场地是否可用的标准，场地的使用不单单只是客户的单方面确认，我们在场地确认的过程中也得根据实际情况给客户一个中肯的建议，运用自己掌握的知识合理筛选场地，一切以安全便利为第一原则。
▲微媒2023年年会福利海报
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