当下环境下，云年会成了很多公司办年会的选择。一场年会活动是由多个部门和岗位人员共同努力完成的，为了提高实施效率，要进行程序化操作管理。因此成立项目组，项目组组长可以是项目部部门经理，活动执行部部门主管担任监管负责人，也可分出项目负责人担任项目实施负责人。
▲云年会直播场景
云年会项目组分工及责任说明
1.项目负责人负责：
监管负责人主要起到部门协调、资源调度、相关手续审批、项目把控监督作用。
项目组的人员管理、筹备进程管理、项目的落实与审核把关，制定相关管控表。
制定：①人员分工表（包括前期筹备阶段、现场执行阶段）。②年会项目推进表（分类→时间一该阶段需完成的任务）。③年会活动流程表（时间→时长→活动项目→活动内容→备注，详细到各个细节和岗位)。④财务管理（对云年会活动中的所有支出做管控)。
2.项目对接人负责：
实施负责人主要起到进度跟进、协调、内容实施、相关手续汇总。
在项目实施过程中与客户保持密切沟通，对于项目的跟进和客户需要准确传递到每一个部门，以及相关的活动报备报批、资源协调、监督活动进度实施等。
3.策划人员负责：
完成细化方案和活动中的文案资料撰写，随时与对接人沟通文案内容，确保有效无误，宣传文稿（年会主题、标语、线上宣传文案、主持稿）。
策划部主管：负责提供方案策划主线思路、监督把控方案内容、审稿、方案进程追踪。
策划专员：负责策划年会活动方案，制定年会的宣传策略、营销推广策略、体现方式、展示效果、提报方案。
文案专员：配合策划专员完成方案中相关的文稿，主持稿、宣传稿、致辞稿、软文撰写。
4.设计人员负责：
配合策划部以及根据客户要求做好云年会有关设计图稿，随时与对接人沟通，确保有效无误，与执行部、制作商沟通落实需制作物的尺寸、色调，后期配合执行部检查制作物完成度（如，云会场搭建效果、线下直播布置效果等）。
提供：①平面设计（主视觉和延展内容）；②3D设计（现场整体的呈现效果、各重点区域或物料的呈现）；③施工图（场地布置规划图、物料制作施工图）；物料制作清单（表明要求、数量、尺寸）。
设计部主管：负责提供设计思路、设计内容把控、设计方案筛选、设计进程追踪。
平面设计师：提供年会活动相关的VI设计，印刷制作品的设计、包装设计、场地平面规划图等。
3D设计师：提供云会场及线下会场或直播间中的3D效果图、制作工艺图、现场搭建图、架构图等。
5.执行人员负责人：
落实制作物质量把控，演绎人员的筛选、音、视频的制作监督、租赁设备的沟通落实、场地的沟通、人员信息的整理，应急预案的撰写、物料清单制作等等。
①设计清单（设计清单包括所有需要设计师设计的物料，包括现场氛围、年会主视觉、写明项目内容、设计的要求、尺寸、格式等）。
②物料统计清单（所需物料明细）。
③支出预算表（对活动资金和活动利润的规划）。
④物料确认表（确认是同项目组每个人确认，并签字，防止遗漏或出错）。
⑤外聘人员资料表（每场活动外聘人员的基础资料收集，这活动的安全问题和以后工作有帮助)。
⑥制作、搭建完成对签表（与制作商、供应商确认物料的完成度，并双方签字，防止纠纷。
执行部主管：提供相关资源、做好报批报备工作、监督制作施工质量、管控实施进度、做好成本控制。
执行专员：负责云年会活动的资源筹备、物料制作、现场搭建、现场督导内容落实、资料汇总、成本支出汇总、促成尾款结算等。
▲威尔年会云会场投票页面
年会项目协助部门分工
1.采购部人员分工
根据年会活动要求，采购物料。需要确保物料的质量、价格的把控、商家信息入库，采购清单入库等等。
2.财务部人员分工
根据公司财务流程负责款项的支出和清算核对。
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