策划是一门思维的科学。要求定位准确、审时度势、把握主观与客观，辩证、客观、发散、动态地把握各种资源。完整的策划是一个节奏分明、筹谋献策、提前规划的周全计划。会议策划是指为了使会议取得预期目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案过程。
▲会议活动策划
会议策划是做什么的？会议策划的内容包含确定会议目标和主题（why），确定会议规模（who），确定会议形式（what），确定会议时间（when），确定会议地点（where），确定会议议程（how），确定会议预算（budget），确定会务工作（others），即“5W、1H、1B、1O”。
1.确定会议目标和主题
即为什么开会？会议的目标是什么？会议的主题是什么？会议的目标是会议组织者的期望所在，是会议所要完成的具体任务。召开会议就是为了达到某种目的或完成某个任务。确定会议目标、明确会议主题，就是要解决为什么开会这一基本问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的作用。
2.确定会议规模
主要指参会的人都是“谁”，会议组织者希望哪些人来参会。对于会议组织者而言，通常在策划会议时首先要考虑确定会议目标和主题，然后就要确定参会者。参会者是会议策划的重要内容，包括“谁来开会”和“多少人参加”（参会者数量决定会议规模）。根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的嘉宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次。
3.确定会议形式
一般来讲，各种形式的会议有自己的模式和程序。会议性质、会议目的以及参会人员身份决定了会议的形式。
首先，不同性质的会议，应采取不同的会议形式。如法定性会议、决策性会议，这种会议严肃而庄重，一般采取程序严格、场面庄重的会议形式。其次，会议形式取决于会议目的。作出决策的会议，要采取便于议决事项的程序化强的方式，征询研讨的会议，采用便于发表意见、可以充分讨论、开放的形式；宣传数育的会议，考虑采用增强宜传效果的方式，传达精神的会议，则要考虑扩大传达面的形式。最后，参会人员身份不同，可以采取不同的会议方式。较高层级的领导人会议，要采取便于集中、就地召开的形式，不同单位、不同系统人员参加的会议，应采取座谈、会商的形式进行。
4.确定会议时间
会议时间主要包括会议召开时间及会期长短两方面。会议时间依照会议类型有所不同，一般情况下，2-3天的会议最为常见，极少数会议会期为1天或超过5天以上。一般情况下，8：30-11：30，15：00-17：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。要注意将全体会议安排在上午、下午分组讨论，晚上则安排一些文娱活动。同时，会期确定也同样重要。会期确定原则包括：依实际需要定，要考虑议程能否完成；参会者能否充分表达意见；是否留机动时间；在满足需要的前提下，合理压缩会议时间。
5.确定会议地点
会议地点的重要性不容置疑，一般情况下，会议组织者将直接参与会议选址工作，也可以交由第三方会务公司完成。会议地点的确立，主要包括了会议空间策划，即在何地开会，并按会议主题、规模等要素选择合适的地方和场所。会议选址要根据会议规模、档次、参会人员身份，并结合会议内容来考虑，也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点。
6.确定会议议程
议程，是会议所要通过文件解决问题的概略安排，用简练文字逐项写出即可。顾名思义，议程即是会议的程序表，它所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案，如主题规则等之外，还包括发言人姓名、会议时间及地点等项目。一般来讲，不同形式的会议，议程不一样，要根据具体会议而定。例如，工作研讨会的议程大致可以包括：（1）会议主持人开场白，介绍会议的目的；（2）主要领导发言；（3）参会者自由发言、讨论问题等。年会的议程一般包括：（1）主持人致开场白；（2）领导演讲，做年度总结报告和战略规划；（3）表彰大会；（4）文艺表演，节目表演、抽奖、游戏等；（5）年会晚宴；（6）与会人员大合影。而一些大型会议的议程通常为：（1）开幕式，致欢迎辞；（2）领导讲话；（3）嘉宾演讲；（4）闭幕式，闭幕致谢等。
7.确定会议预算
会议的成本预算策划，一般包括显性成本、隐性成本两个部分。
（1）显性成本。显性成本即会议明显的耗费，如场地费、设备租赁费、住宿费、餐饮费、服务费、杂费等。
（2）隐性成本。隐性成本即参会者因参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。例如，会议服务人员筹备时间，参会人员的路途时间等。
8.确定会务工作
在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作分为会前准备、会中协调、会后结束工作。会前工作包括了设计并安排好会场（含云会场）、会场布置、调试音响设备、准备所需文件材料、做好参会者的接洽工作等；会中工作包括会议签到、会议记录、会议服务等；会后工作包括整理会议资料、检查会场等。
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