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近年来，国内大型会议活动执行数量众多，会议行业蓬勃发展，会议活动执行质量却难以保证，现场突发状况频现，漏洞常在。那该如何才能保证一场活动执行的顺利进行呢？
会议策划是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。 做一场专业的活动前，需要有一套完善的活动执行方案和活动执行手册，这两份文档将明确活动执行的方向、方式以及关于本场活动执行的所有细节要点。当然，当去到现场准备的时候会发现计划永远赶不上变化，此时是最考验工作人员专业水平的时候。 在活动搭建以及活动准备的时候，要注意三个部分：客户、场地方、内部协调。 首先，客户部分的问题源于不断的新想法与修改，无论是文字上还是硬件搭建制作上，客户在现场永远有更好的想法，所以需要工作人员的应变能力高，并且要尽量满足客户的需求，无论现场情况多么困难，都要尽力想办法解决；其次，一定要与场地方多协调多沟通，要尽最大努力让场地方完全配合本次活动，包括时间，现场布置，以及活动搭建调整等事项。在场地的选择上，一般综合考虑以下几点： 一是品位与风格。 场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。 酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。 二是实用性与经济性。 会议厅容纳人数？主席台的大小？是否配备投影设备、电源？是否有布景、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供是否到位？价钱是否合理？有没有空间的浪费？这些都要考虑。 三是方便性。 离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？
现场布置包括： 1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。 2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。 3、席位摆放。 摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，很多会议采用主席台只有主持人位发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。 摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。 注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。 4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。 5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。 最后是内部协调，这一部分是体现一个活动执行团队是否专业的标准。活动前夕要有明确的现场分工，要保证信息沟通无断层，配合默契。活动正式开始之前，至少要开3次的协调筹备会议，总统筹需要把控好每个环节。重点是物料、搭建和活动流程，要保证物料和搭建全部按计划到位，反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排，保证活动流程顺畅无差错。 
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