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会议前中后的工作有哪?-微媒网络

发布时间 : 2019-5-5 16:16| 查看: 4037

摘要: 会议前中后的工作有哪些 不论是会议前的准备工作、会议中的进行工作, 或会议后的后续工作,都与会议的成效如何,有着密切的关系。   许多主管人员对于会议所采取的态度有二种,一种是理论上应该怎么作就怎么作; ...

会议前中后的工作有哪些

不论是会议前的准备工作、会议中的进行工作, 或会议后的后续工作,都与会议的成效如何,有着密切的关系。

 

  许多主管人员对于会议所采取的态度有二种,一种是理论上应该怎么作就怎么作;另一种则是别人如何开会,他们也就依样画葫芦。但是,这般的「有样学样」,却也让他们忽略了会议前、会议中、与会议后的一些重要细节,结果会议往往只成为一种必要的形式,表面的动作,白白浪费时间罢了。

 

  会议前的准备工作

 

  1.首先,这会议是否非开不可,不能以备忘录或电话联络来取代?事前准备时间够吗?关键人物能否与会?如果您的答案是否定,那么也许您不该在此时开这个会。

 

  2.会议要件之一是议程的安排,如果安排得宜,整个会议不费吹灰之力便能达到生动有趣,又富教育性、启发性的目的。您可以将每一次的会议流程作一纪录,建立成档,以便日后改进之用。再者,不同的会议主题,也可采用不同的议程;与您的直属员工、同级主管,或总公司的高阶主管开会时,议程也可灵活变化。

 

  3.一个有效的议程应包括:时间、地点、讨论主题及其详细内容或大纲、每一事项的预计讨论时间。为了节省时间、增加效率,您不妨制定一份一定格式的议程表,供每次会议议程填写之用;同时还要在会前给每位与会者议程表的拷贝乙份。

 

  4.特别注意一些不在讨论议题内的问题,例如:员工不满情绪的反应。如果您不能妥善控制讨论事项于议程所列者,您会发觉必须讨论的主题非但没解决,不在议程内的反成重心。

 

  会议中的进行工作

 

  1.准时开会,逾时不候;同时,也别为那些姗姗来迟者重新覆述一次。如果您能确实养成这个习惯,以后与会者自然不会常有迟到的现象。

 

  2.会议一开始,先将议程快速朗读一遍后,开始逐项讨论;您还必须妥善控制时间,以确实在预计的时间内完成事项讨论。这是一种对拟定议程者尊重的表现。

 

  3.会议结束前,每一个讲座事项都必须有一具体结果,同时,您也必须对每一位与会者所提供的意见表示感激之意。此外,您还必须指定与会的每一位人员不同的职责,例如:负责执行某项会议决案,或进行某一提议的研究工作等。

 

  会议后的后续工作

 

  1.每次会议结束后,必须进行会议效果的评估。请与会者针对该次会议的成效发表其看法及意见,以作为日后会议改进的参考。

 

  2.会议结束后,您必须对每一位与会者所负责进行的工作,加以追踪,以确实掌握工作进度。

 

  会议的目的,本就希望在最短的时间内,集多人的智力在一起做脑力激荡,以为解决某一问题、困难,或制订出某一行动依据;因此,不论是会议前的准备工作、会议中的进行工作,或是会议后的后续工作,对于该次会议及下次会议而言,都有着极为密切的关系。而且,一个会议的成效如何,与这三项工作能否面面俱到,也是息息相关的。

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